مدیریت دانش؛ چیستی، چرایی و چگونگی-2
دکتر محمود رستگار در مقاله ایی به موضوع ضرورت توجه به موضوع مدیریت دانش از منظر چیستی، چرائی و چگونگی آن می پردازد. در قسمت اول چیستی مدیریت دانش پرداخته شده بود و در قسمت دوم به چرائی مدیریت دانش می پردازد.
12 مارس 2019 09:37
مدیریت دانش؛ چیستی، چرایی
در قسمت اول این مقاله به چیستی و در قسمت دوم به چرائی مدیریت دانش پرداخته و در قسمت سوم چگونگی مدیریت دانش تشریح می گردد.
2- چرا باید دانش را مدیریت کرد؟
2-1- اهداف مدیریت دانش
2-1-1- در حقیقت هدف نهایی مدیریت دانش، افزایش هوشمندی و یا بهرههوشی سازمان است.
2-1-2- یکی از مهمترین اهداف بهکارگیری مدیریت دانش در سازمان، انطباق سریع با تغییرات محیط پیرامون به منظور ارتقاء کارآیی و سودآوری بیشتر است.
2-1-3- يكي از اهداف آشكار مديريت دانش، ايجاد ارزش در سازمانهاست. به عبارت دیگر مدیریت دانش شامل تسهیم دانش میان کارکنان به منظور ارتقاء ارزش افزوده موجود در سازمان است. البته ايجاد ارزش، لزوماً به معني ايجاد ارزش اقتصادي نيست.
2-1-4- یکی از هدفهای مدیریت دانش، برقراری ارتباط میان افرادی است که میدانند، به طوری که به تدریج دانشهای فردی به دانشهای سازمانی تبدیل شود.
2-1-5- کارکرد یا هدف دیگر مدیریت دانش رشد و ارتقای دانش بین کارکنان است. بدین منظور لازم است تکنولوژی اطلاعات فراگرفته شود و تأثیرات اساسی آن در این فرایند درک شود.
2-1-6- تبديل دانش غير رسمي، ذهني و شخصي (ضمني) به دانش ثبت شده رسمي (صريح)، يكي از اهداف كليدي مديريت دانش است كه باعث كاهش ريسك از دست رفتن دانش با ارزش سازمان با ترك همكاري كاركنان و كاهش خطر از دست دادن حافظه شركت به هنگام تعديل نيروي انساني ميشود.
مدیریت دانش؛ چیستی، چرایی
2-2- مزایای مدیریت دانش
سلسله مزایای یک رویکرد سیستماتیک به مدیریت دانش به شرح زیر است:
2-2-1- مزایای ناشی از فرآیند مؤثرتر اطلاعات و دانش، شامل: بازیابی سریعتر اطلاعات؛ کاهش نسخهبرداری و تکرار مثل «یک نسخه از واقعیت»؛ صرفهجویی یا آزادسازی زمان افراد حرفهای پرمشغله؛ دانستن اینکه هرکس چه چیز میداند و چه کاری انجام میدهد؛ کیفیت بهتر اطلاعات و دسترسی به آخرین تفکر و رایجترین دانش. که منجر میشود به:
2-2-1-1- مزایای داخلی سازمانی، شامل بهرهوریها و بازده از طریق: اشتراک بهترین شیوهها؛ زمان سریعتر رسیدن محصولات جدید به بازار؛ کاهش اتلاف و دوبارهکاری؛ مدیریت بهتر ریسک؛ ابقاء دانش پیش از اینکه متخصصان از شرکت بروند یا بازنشسته شوند؛ صرفهجویی هم در زمان افراد و هم در پردازش اطلاعات. که منجر میشود به:
2-2-1-2- مزایایی برای مشتریان و ذینفعان خارجی، شامل: خدمات مشتریمدار و رضایت بیشتر؛ حل سریعتر مشکلاتی که جدید هستند و کنترلشان دشوار است؛ ثبات بیشتر در خدماتدهی به مشتریان جهانی در مکانهای مختلف؛ کیفیت بهتر محصول و خدمت که با نیازهای مشتری بیشتر مطابقت دارد؛ ارزش بهتر برای پول؛ شهرت بیشتر و تصویر بهتر برند.
مدیریت دانش؛ چیستی، چرایی
2-3- فوايد مديريت دانش
برخي فوايد بهكارگيري مديريت دانش در سازمانها، عبارتند از:
– تشخيص كمبودها (خلاها) در دانش سازماني
– بهرهوري بيشتر از سرمايههاي انساني
– يادگيري كارآمدتر و مؤثرتر كاركنان
– ارائه كالاها و خدمات داراي ارزش افزوده
– افزايش رضايتمندي مشتريان
– جلوگيري از تكرار اشتباهات
– كاهش دوبارهكاري
– صرفهجويي در زمان به هنگام حل مسئله
– برانگيختن خلاقيت و نوآوري
– ايجاد رابطهاي نزديكتر با مشتريان
مدیریت دانش؛ چیستی، چرایی
2-4- کارکردهای مدیریت دانش
برخی از مهمترین کارکردهای مدیریت دانش به شرح زیر است:
2-4-1- ارتباط بهینه با مشتری
مزایای راهبردی به دست آمده از طریق کاربرد مدیریت ارتباط با مشتری، زمانی بیشترین تأثیر را خواهد داشت که طراحی آن ساده و عملکرد آن مطمئن باشد. بهترین شیوۀ که به تحقق این مهم کمک میکند، استفاده از مفاهیم مدیریت دانش در طراحی مدیریت ارتباط با مشتری است. در یک نظام اداری و سازمانی، مردم به عنوان مشتری و استفادهکننده بخشهای خدماتی، فنی، تولیدی و… هستند و میتوان در سایه به کارگیری مدیریت دانش و برقراری ارتباط منطقی میان بخشهای مختلف با مردم، افزایش رضایتمندی و توانمندی را شاهد بود.
2-4-2- یادگیری سازمانی
یادگیری، در ذات مدیریت دانش نهفته است؛ برخی از نویسندگان هدف مدیریت دانش را ایجاد سازمان یادگیرنده دانستهاند. در سازمان یادگیرنده، تأکید و اولویت بر دانش بوده و وظیفه اساسی مدیریت در عصر اطلاعات نیز ایجاد قابلیتها و ظرفیتهای لازم برای یادگیری مستمر است. حمایت از یادگیری به عنوان جزء لاینفک تلاشهای مدیریت دانش محسوب میگردند و برخی فعالیتهای مدیریت دانش، منجر به افزایش یادگیری سازمانی و ایجاد مزیت رقابتی برای سازمان میگردد. به طور کلی، یادگیری از تجارب موفق دیگران برای توسعه ظرفیتهای یادگیری سازمان، از ضروریات به شمار میرود.
2-4-3- اعتلای فرهنگ سازمانی
اعتلا و دوام مدیریت دانش در ارتقا و استقرار فرهنگی است که بتواند فعالیتهای متنوع نیروهای دانش را در ابعاد گوناگون مورد حمایت قرار دهد. بازسازی و اعتلای فرهنگ سازمانی در جهت حمایت برانگیزاننده و توانساز از نیروهای دانش در قلب رویههای مدیریت دانش قرار دارد. شدت این تحول باید به گونهای باشد که تمام افراد خود را به نحوی از انحا در قبال جمعآوری، انتقال و تولید دانش مسئول بدانند. مدیریت دانش از طریق پیگیری موارد زیر به صورت مستقیم و غیرمستقیم زمینه را برای اعتلای فرهنگ سازمانی فراهم میکند:
ـ حمایت مجدّانه مدیران ارشد سازمان از فعالیتهای دانش؛
ـ تقدیر از قهرمانان دانش و الگوسازی آنان؛
ـ لحاظ نمودن معیارهای دانش در ارتقای شغلی افراد؛
ـ فراهم آوردن پاداشهای مناسب در حمایت از ابتکار عملهای دانش؛
ـ ترویج فضاهای رقابتی در بین اعضا و واحدهای سازمانی.
2-4-4- رهبری سازمانی و تصمیمگیری هوشمندانه
رهبری مناسب یکی از عوامل اصلی موفقیت سازمانها در بهرهگیری از مزیتهای مدیریت دانش در سازمان محسوب میگردد. از طرف دیگر کارکرد عمده مدیر در سازمان اخذ تصمیم به موقع و هوشمندانه است و هر یک از وظایف عمده و اساسی مدیریت، مستلزم تصمیمگیری صحیح است. در این میان، مدیریت دانش، میتواند تا حد زیادی تضمینکننده این مهم باشد که در یک تصمیمگیری خاص، از تمامی دانش موجود در سازمان به نحو مؤثر و دقیقی استفاده شده است. در جامعه مبتنی بر اطلاعات و دانایی نیز مدیریت دانش به عنوان ابزار و پایه اصلی رهبری و تصمیمگیریهای هوشمندانه، این امکان را فراهم میآورد که تصمیمات صحیح سیستمی و دقیقی بر مبنای شرایط زمان و مکان اتخاذ شود.
2-4-5- بازطراحی فرایندهای سازمانی
با کمک مدیریت دانش، میتوان به طراحی مجدد فرایندهای سازمانی پرداخت و از این رهگذر، به افزایش ظرفیت دانش سازمان و تقویت آن برای ایجاد ارزش افزوده و یادگیری بیشتر دست یافت. برخی اوقات فرایندهای ناکارآمد، توان رقابتپذیری را از سازمان سلب میکند و به همین منظور، استفاده از روشهای تغییر فرایند اجتنابناپذیر مینماید. بنابراین، ارائه یک الگوی تجویزی و استفاده همزمان از روشهای بهبود فرایند و نظامهای مدیریت دانش برای حفظ دانش سازمانی و بهبود فرایندها ضروری است.
2-4-6- خلاّقیت
موفقیت سازمان در گرو دو عنصر اساسی خلّاقیت و نوآوری است که به عنوان یک دیدگاه راهبردی برای سازمان مزیت رقابتی را به همراه میآورد. سازمانها بدون یک نظام حمایتکننده از خلّاقیت و نوآوری، در جهت تولید محصولات و خدمات جدید موفق نخواهند بود. تلاشهای نوآورانه در سازمان، نتیجه سرمایهگذاری در مدیریت دانش است. مدیریت سازمان میتواند با مدیریت صحیح خلّاقیت و نوآوری کارکنان دانشی خود، این امکان را برای آنها به وجود آورد که در مسائل سازمانی که نیاز به راهحلهای جدید دارند، از این افراد بهره گیرند.
2-4-7- توجه به دانش افراد و نخبگان
جهتگیری توسعه منابع انسانی سازمانها باید به گونهای باشد که در یک روند موزون و رو به افزایش، جذب و پرورش نخبگان به عنوان نیروهای دانشی را در دستور کار خود قرار دهند و زیرساختهای لازم را برای پرورش استعدادهای آنان فراهم کنند. میزان توجه به افراد از عوامل اصلی موفقیت سازمانها در پیشی گرفتن از رقبای خود محسوب میگردد. توجه به افراد در فرایند مدیریت دانش از اهمیت فوقالعادهای برخوردار است. مدیریت دانش میتواند با بالا بردن سهم منابع دانشی در بافت نیروی انسانی سازمانها ضریب موفقیت خود را نیز افزایش دهد. سازمانها بدون توجه به مدیریت دانش در توسعه منابع انسانی خود ناکام خواهند ماند. بنابراین، توجه بیشتر به مدیریت دانش ضرورتی فراوان دارد.
2-4-8-تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح
یکی از کارکردهای عمده مدیریت دانش، تبدیل دانش ضمنی به صریح است تا این حجم عمده دانش سازمانی، در چرخه فرایندهای سازمانی و تصمیمگیری وارد شود. صریحسازی دانش ضمنی افراد که ناشی از اشراقیات و شهودیات آنان است و ساختاردهی به آن به منظور نشر و اشاعه دانش حاصل از علم و تجربه این افراد، از جمله کارکردهای عمده مدیریت دانش محسوب میگردد. ضمن اذعان به سختی تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح، بهرهگیری از روشهایی نظیر ایجاد گروههای دانشی، ارتباطات نوشتاری، تعاملات رودررو، مصاحبه، آموزش و… در این زمینه، مؤثر است.
2-4-9- تولید دانش جدید
هدف مدیریت دانش، تولید دانش صحیح است که قادر به ایجاد فرایندهای صحیح در زمان و شکل درست و به منظور ایجاد ارزش درست باشد. اغلب اوقات، دانش صحیح، دانش جدیدی است که در انحصار سازمان نبوده و بسیار گرانقیمت، کند و غیرقابل استحصال از منابع خارجی سازمان است. بنابراین، خلق دانش، بخش ضروری اجرا و هدایت مدیریت دانش در سازمان است.