فرهنگی اجتماعی

مدیریت دانش؛ چیستی، چرایی و چگونگی-۱

دکتر محمود رستگار در مقاله ایی به موضوع ضرورت توجه به موضوع مدیریت دانش از منظر چیستی، چرائی و چگونگی آن می پردازد. در قسمت اول چیستی مدیریت دانش ارائه می شود.

۶ اسفند ۱۳۹۷ ۱۳:۳۵

در عصر حاضر، اطلاعات و دسترسی مؤثر به آن یکی از عناصر کلیدی پیشرفت و توسعه محسوب می‏شود، به گونه‏ ای که تمامی فرآیندهای اجتماعی، اقتصادی، سیاسی، فرهنگی، آموزشی و زیستی به شدت نیازمند اطلاعات هستند. در عصر اطلاعات، مزیت اصلی در سرمایه دانش نهفته است. دانش در دنیای پیشرفته امروز به سرعت در حال تبدیل شدن به مزیت رقابت اصلی سازمان‏ ها می‏باشد. روند اوج یافتن نقش دانش، نوآوری و فناوری‏ های نوین در ایجاد مزیت‏ های راهبردی و اهمیت یافتن ارزش منابع دانش در اداره سازمان‏ ها موجب شده است تا مقوله مدیریت دانش در قلب سیاست‏های راهبردی سازمان‏ها جای گیرد. بر این اساس، توجه ویژه به مدیریت دانش از جهت تحقق اهداف سازمان ‏ها ضروری به نظر می ‏رسد. مدیریت دانش می‏تواند با یکپارچه ‏سازی سرمایه‏ های دانشی سازمان‏ها در بخش ‏های مختلف و تأثیرگذاری مستقیم بر مفاهیمی مانند مشتری‏ مداری، یادگیری سازمانی، اعتلای فرهنگ سازمانی، رهبری و تصمیم‏ گیری هوشمندانه، بازطراحی فرآیندها، تولید دانش جدید و تبدیل دانش ضمنی به صریح، زمینه ارتقای سطح فعالیت‏ها و رسیدن به اهداف موردنظر را به همراه داشته باشد. البته سازمان‏ ها بدون داشتن استراتژی مشخصی در استفاده از مدیریت دانش نمی‏توانند بهره‏ ای از این کارکردها داشته باشند و می‏بایست در این خصوص سیاست‏ های راهبردی تدوین گردد.

شناخت دانش به عنوان یک منبع سازمانی، و نظریه‏ های رشد و نیز ظهور سازمان‏های دانش‏بنیان، همگی کمک کردند تا حوزه جدیدی از مدیریت دانش در نظام‏ های اطلاعاتی به وجود آید. در سازمان‏ها علی‏رغم وجود حجم بسیار بالایی از اطلاعات و دانش و نیز به کارگیری فناوری‏های نوین اطلاعاتی و ارتباطی، اطلاعات لازم و کافی و به موقع در اختیار متقاضیان قرار نمی‏ گیرد. مدیریت دانش یکی از راه ‏حل‏های مناسب برای کسب سودمندی و کارایی در سازمان‏ها به شمار می‏آید. از این‏رو، با مشارکت بخش ‏های مختلف در فرایندهای نوآوری و مدیریت دانش، می‏توان گام‏های مؤثری در انتقال صحیح و به موقع دانش به مدیران، محققان، کارمندان و مشتریان برداشت. دانش سنگ‏بنای نوآوری است و مدیریت صحیح بر منابع دانش، با خود، موهبت نوآوری را به ارمغان می‏آورد. به عبارت دیگر صرفاً سازمان‌هایی که نسبت به ایجاد، اخذ، بهره ‏گیری، اشتراک‏ گذاری و کاربرد دانش و نخبگی اهتمام ورزند، می‌توانند انتظار نوآوری‌های مؤثری را داشته باشند که موجب شود تا سازمان در شرایط محیطی نامطمئن، به صورت رقابتی و موفق باقی بمانند.

  1. چیستی

    • مفهوم شناسی

برای درک بهتر مفهوم مدیریت دانش باید ابتدا به بررسی مفاهیم «داده»، «اطلاعات» و «دانش» و تفاوت و ارتباط میان آنها بپردازیم. مفاهیم «اطلاعات» و «داده»، اغلب و به اشتباه به جای مفهوم «دانش» به کار برده می‏شوند. اما در واقع، آنها مفاهیم متفاوتی هستند و تشخیص این تفاوت‏ها برای مفهوم شناسی دانش، بسیار مهم است.

الف. داده: یک واقعیت از یک موقعیت، یک مورد از یک زمینه خاص بدون ارتباط با دیگر چیزها، حقایق و واقعیت‌های خام یا نقاط بی‌معنی در فضا و زمان هستند که هیچگونه اشاره‌ای به فضا و زمان ندارند. داده‏ ها منعکس ‏کننده تعاملات و مبادلات کامل و واحد و منسجمی هستند که تحت عنوان «جزء ناچیز» از آنها یاد می‏شود. داده‌ها، رشته واقعیت‌هایی عینی و مجرد در مورد رویدادها هستند و به تنهایی مفهوم موضوع بزرگتری را القا نمی‌کنند، تا زمانی‌ که مورد پردازش واقع شوند.

ب. اطلاعات: اضافه شدن زمینه و تفسیر به داده‏ ها و ارتباط آنها با یکدیگر، منجر به شکل‏ گیری اطلاعات می‏شود. اطلاعات داده ‏های ترکیبی و مرتبط همراه با زمینه و تفسیر آن است. برای اینکه بتوان از مجموعه‌‌ی داده‌ها، اطلاعات را نتیجه گرفت باید رابطه‌ی بین داده‌های مختلف را درک کرد. اطلاعات در واقع، داده‏ های خلاصه شده هستند که گروه ‏بندی، ذخیره، پالایش، سازمان‏دهی و تحلیل شده ‏اند تا بتوانند زمینه را روشن سازند.

ج. دانش: اضافه شدن درک و حافظه به اطلاعات و خلاصه‏ سازی آن موجب توسعه طبیعی اطلاعات و منجر به دانش می‏ شود. دانش را می‏توان بینش‏ های حاصل از اطلاعات و داده‏ هایی تعریف کرد که می‏تواند به روش‏های مختلف و در شرایط گوناگون مؤثر و قابل تقسیم باشد. دانش کارآمد کمک می‏کند تا اطلاعات و داده ‏های ناخواسته حذف شوند. دانش از طریق تجربه، استدلال، درک مستقیم و یادگیری حاصل می‏شود. هنگامی که دانش به اشتراک گذاشته می‏شود دانش میان افراد افزایش می‏یابد و از ترکیب دانش افراد، دانش جدید حاصل می‏شود.

د. خرد (حکمت یا بینش): به عنوان آخرین مرحله تکامل دانش یا همان کاربرد دانش است. ﺧﺮَد در ﺑﺮﮔﯿﺮﻧﺪه ﻣﺒﺎﻧﯽ، اﺻﻮل و اﻟﮕﻮی اوﻟﯿﻪ ﺑﺮای ﻓﻬﻢ و ﺑﻪ ﮐﺎرﮔﯿﺮی داﻧﺶ ﻣﻨﺎﺳﺐ ﺑﺮای ﯾﮏ ﻣﻨﻈﻮر ﺧﺎص ﯾﺎ ﻣﻌﯿﻦ اﺳﺖ. ﺧﺮد در اﺛﺮ ﺑﮑﺎرﮔﯿﺮی ﻣﺴﺘﻤﺮ و ﻃﻮﻻﻧﯽ ﻣﺪت داﻧﺶ ﺑﻪ دﺳﺖ آﻣﺪه و ﺗﺒﺪﯾﻞ ﺑﻪ ﻣﻠﮑﻪ ﻣﯽ ﺷﻮد. به طور خلاصه می‌توان گفت:

  • اطلاعات به توصیف، تعریف یا دیدگاه (چه، چه کسی، چه هنگام، کجا) وابسته است.
  • دانش در برگیرنده‌ی استراتژی، عمل، متد یا شیوه (چگونگی) است.
  • حکمت، بینش، اصول ، اخلاق (چرایی) را شامل می‌شود.

توجه نمایید که داده‌ها – اطلاعات- دانش- حکمت، زنجیره‌ای را تشکیل می‌دهند. گرچه داده‌ها موجودیت گسسته هستند اما روند اطلاعات به دانش و حکمت به طور گسسته روی نمی‌دهند. ما می‌توانیم با متصل نمودن اطلاعات جدید به الگوهایی که قبلاً درک نمودیم، الگوها را توسعه دهیم. مدیریت دانش می‌تواند توانایی سازمان‌ها را در انجام چهار مفهوم فوق بهبود بخشد. به عبارتی می‌توان گفت مدیریت دانش رویکرد سیستماتیک خلق، دریافت، سازماندهی، دستیابی و استفاده از دانش و آموخته‌ها در سازمان‌ها است.

البته این یک دیدگاه است و دیدگاه دومی هم وجود دارد که با دیدگاه اول کاملاً متفاوت است و در تقابل با آن قرار دارد و ادعا می‌کند که داده، بعد از دانش و اطلاعات، در آخر کار شکل می‌گیرد. به عنوان مثال؛ اگر به کسی عنوان شود درجه حرارت، ۷۵درجه فارنهایت است و او دانش قبلی در مورد معیار درجه فارنهایت نداشته باشد؟ ۷۵ درجه فارنهایت بدون شک یک داده است، اما تا فرد، دانشی در مورد فارنهایت نداشته باشد، نمی‌تواند منظور آن را درک کند. این دیدگاه عنوان می‌کند که قطعات جداگانه‌ای از حقایق ساده وجود ندارند مگر اینکه هر فرد، خودش آنها را به وجود آورد.

  • تعاریف مدیریت دانش

هیچ تعریف توافق شده‌ای از مدیریت دانش وجود ندارد چون افراد فعال در زمینه مدیریت دانش طیف گسترده‌ای از رشته‌ها را شامل می‌شوند. لکن نکته مشترک در همه تعاریف؛ داشتن نگاه عملی به دانش است به عنوان مثال اینکه چگونه دانش می‌تواند سهمی در میزان اثر بخشی سازمانی داشته باشد. با این مقدمه به ذکر چند تعریف جامع از مدیریت دانش می‌پردازیم.

  1. مدیریت دانش هرگونه فرایند یا عمل تولید، کسب، تسخیر، ترویج و جامعه‌پذیری و کاربرد آن‌ است، در هرجایی که دانش استقرار یابد، یادگیری و عملکرد سازمان را افزایش می‌دهد.
  2. فرآیندی که از آن طریق سازمان به ایجاد سرمایه حاصل از فکر و اندیشه‌ اعضاء و دارایی مبتنی بر دانش می‌پردازد.
  3. مدیریت دانش ارتقاء یک رویکرد جامع برای شناسایی، تسخیر، بازیافتن، تسهیم و ارزشیابی یک سرمایه اطلاعاتی سازمان است. این سرمایه اطلاعاتی ممکن است، داده‌ها، اسناد، خط مشی و رویه‌ها باشد.
  4. مدیریت دانش استفاده خلاق، مؤثر و کارآمد از تجربه و دانش فردی و جمعی از طریق فرایند تولید دانش، تسهیم دانش و بکارگیری آن به کمک فناوری به منظور دستیابی به اهداف سازمان.
  5. مدیریت دانش تلاشی برای آشکار نمودن دارایی پنهان در ذهن اعضا و تبدیل این دارایی پنهان به یک دارایی سازمانی است تا همه کارکنان سازمان به این دارایی دسترسی داشته باشند.
  6. مدیریت دانش را می‏توان «ترکیبی از اقدامات فناورانه و اجتماعی» برشمرد و در آن حساب ویژه‏ای را برای توجه به افراد، فرهنگ و ساختار سازمانی و فناوری اطلاعات باز نمود.
  7. راهبردهای نظام‏مند و فرایندهای تعریف، به دست آوردن، انتقال و به کار بردن اطلاعات و دانش توسط افراد و سازمان برای ایجاد نوآوری، رقابت و ارتقای بهره‏وری.
  • دانش صریح و ضمنی

تحقیقات نشان می‌دهد که تنها ۲۰٪ دانش صریح[۱] (آشکار و واضح) و ۸۰٪ مابقی دانش ضمنی[۲] (تلویحی و نهفته) است.

دانش صریح: دانشی است که وضوح کافی برای درک آن وجود دارد. دانش صریح، دانایی است که قابل کد شدن اعم از کد نوشتاری، گفتاری، رفتاری و… است. مصادیق این نوع از دانش؛ کتاب، مقاله، سخنرانی، روش‌های مدون سازمانی و سایر مستندات مشابه است.

دانش ضمنی: کاملاً شخصی بوده و رسمی کردن آن بسیار مشکل است، از این رو انتقال آن به دیگران به آسانی مؤثر نیست. دانش ضمنی در قالب ذهنیت‌ها، مهارت‌ها و توانمندی‌های افراد در سازمان متبلور می‌شود. این دانش به سه دلیل از شفافیت و وضوح کافی برخوردار نیست:

  • توانایی تشریح و تعریف دانش وجود دارد ولی هنوز به عنوان یک دانش عرضه و معرفی نشده است.
  • توانایی تشریح و تعریف وجود دارد، اما اراده و قصد آن وجود ندارد.
  • توانایی تشریح دانش وجود ندارد.

معمولاً باید این نوع دانش را در درون اذهان انسان‌ها، رویه‌های سازمان، و نیز در اندوخته‌های فرهنگی جوامع گوناگون مستتر یافت. به عبارت دیگر دانش ضمنی تمامی تجارب و مهارت‌هایی را شامل‌ می‌شود که افراد بدون آگاهی و در حین کار به دست می‌آورند و این شکل دانش، یکی از مهم‌ترین اشکال دانش برای سازمان‌های‌ جدید است. هرچند که مدیریت دانش ضمنی، به مراتب مشکل‌تر از دانش آشکار است، اما ارزش آن در کسب مزیت رقابتی در سازمان، بیشتر می‌باشد.

از طرفی استخراج این دانش از بین کارکنان، ممکن است باعث بروز مقاومت‌های جدی از سوی افراد شود (زیرا افراد این دانش را به عنوان یک ابزار استراتژیک در نظر می‌گیرند که به وسیله‌ آن می‌توانند موقعیت خویش را در سازمان حفظ کنند). مدیریت دانش ضمنی، تنها محدود به‌ فراهم کردن ابزارهای ارتباطی (نظیر مصاحبه و ایمیل) نمی‌شود، بلکه‌ مدیریت دانش ضمنی باید پویایی تعاملات اجتماعی بین افراد را مورد حمایت قرار دهد. در واقع فرض این نکته اشتباه است که‌ افراد به طور ناخودآگاه و بدون هیچ گونه دلیلی دست به تعاملات‌ اجتماعی می‌زنند.

  • چالش‌های پیش روی مدیریت دانش

سازمان‌های دولتی و خصوصی و محیطی که این سازمان‌ها در آن به فعالیت مشغولند، شدیداً تغییر یافته‌اند. سازمان‌ها ناگزیرند برای سازگاری با محیط متغیر و پر از رقابت، در ساختار خود تجدید نظر کرده و بدین منظور بایستی در مقابل تغییرات محیط انعطاف‌پذیری بیشتری از خود نشان دهند و همچنین برای مدیریت‌ سرمایه‌های دانشی خود به روش‌ها و فنون پیچیده‌تری نیاز دارند. سازمان‌های نوین می‌دانند که:

  • بخش عمده‌ای از سرمایه‌های علمی آنان به صورت دانش ضمنی‌ (دانشی که از طریق تجربه و ضمن کار به دست می‌آید و به صورت‌ مستند نوشته شده در نیامده است) در دسترس کارکنان است که این‌ شکل دانش بایستی بیشتر از سوی سازمان مورد توجه قرار گیرد.
  • نیازمند مکانیسم‌های منسجمی در جهت تسهیل ترویج‌ مبادله سازمانی هستند.
  • نیاز است تا فرایندهای کاری سازمان با ویژگی‌های‌ خاص استفاده‌کنندگان از دانش (مانند جایگاه فرد در سازمان، شایستگی‌های فرد، سبک شناختی و علایق و انگیزه‌های فرد) تطبیق‌ داده شود تا کیفیت کاری افراد را به بالاترین حد ممکن ارتقا دهند.

بنابراین اساسی‌ترین چالش‌های مدیریت دانش، تولید دانش نیست بلکه تصرف دانش و اشاعه آن است. براستی دانشی که اشاعه داده نشود، ارزش بسیار محدودی برای سازمان دارد. روش سنتی اشاعه و تولید دانش، گفت‌وگوهای رو در رو بود، اما امروزه که سازمان‌ها و شرکت‌ها به سوی جهانی شدن حرکت کرده و شکل مجازی پیدا می‌کنند، روش‌های سنتی بسیار کند و غیرمؤثر هستند. بنابراین، لزوماً باید از تکنولوژی برای گردش دانش سود جست.

یکی از دیگر چالش‌های واقعی مدیریت دانش، یافتن راه‌حلی مناسب برای تدوین تجربیات و دانش کارکنان به صورتی قابل استفاده برای دیگران است، به گونه‌ای که درددل‌ها، عقاید شخصی (سیاسی، مذهبی و …) و عقده‌های سازمانی و اداری در آن دخالت نداشته باشند.

 ادامه دارد…..

[۱] Explicit

[۲] Tacit or implicit

یک دیدگاه برای “مدیریت دانش؛ چیستی، چرایی و چگونگی-۱

  1. با سلام و درود خدمت شما
    بنده یک پیشنهاد در مورد این وب سایت داشتم.
    متن هایی که در این وب سایت قرار می گیرد برای افرادی مانند بنده که زمانی رشته تحصیلیمان بوده مفید است, چون هم متوجه می شویم و هم یادآوری دروسی است که از آن فاصله گرفته ایم و فراموش کرده ایم. ولی برای بقیه افراد(البته اگر مخاطب هدف را عموم در نظر گرفته باشید) زیاد دلچسب نیست, چون بسیار انتزاعی و کیفی است. اگر نویسندکان مقالات بتوانند مقداری از ارقام و همچنین تجربیات شرکتهای پیشرو را ضمن مقالات خود بیاورند, نوشته تا بسیار دلچسب تر و خواندنی تر خواهند شد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.