فرهنگی اجتماعی

مدیریت دانش؛ چیستی، چرایی و چگونگی-۲

دکتر محمود رستگار در مقاله ایی به موضوع ضرورت توجه به موضوع مدیریت دانش از منظر چیستی، چرائی و چگونگی آن می پردازد. در قسمت اول چیستی مدیریت دانش پرداخته شده بود و در قسمت دوم به چرائی مدیریت دانش می پردازد.

۲۱ اسفند ۱۳۹۷ ۰۹:۳۷

۲- چرا باید دانش را مدیریت کرد؟

۲-۱- اهداف مدیریت دانش

۲-۱-۱- در حقیقت هدف نهایی مدیریت دانش، افزایش‌ هوشمندی و یا بهره‌هوشی سازمان است.

۲-۱-۲- یکی از مهم‌ترین اهداف به‌کارگیری مدیریت دانش در سازمان، انطباق سریع با تغییرات محیط پیرامون به منظور ارتقاء کارآیی و سودآوری بیشتر است.

۲-۱-۳- یکی از اهداف آشکار مدیریت دانش، ایجاد ارزش در سازمان‌هاست. به عبارت دیگر مدیریت دانش شامل تسهیم دانش‌ میان کارکنان به منظور ارتقاء ارزش افزوده موجود در سازمان‌ است. البته ایجاد ارزش، لزوماً به معنی ایجاد ارزش اقتصادی نیست.

۲-۱-۴- یکی از هدف‌های مدیریت دانش، برقراری ارتباط میان‌ افرادی است که می‌دانند، به طوری که به تدریج دانش‌های فردی‌ به دانش‌های سازمانی تبدیل شود.

۲-۱-۵- کارکرد یا هدف دیگر مدیریت‌ دانش رشد و ارتقای دانش بین کارکنان است. بدین منظور لازم‌ است تکنولوژی اطلاعات فراگرفته شود و تأثیرات اساسی آن در این‌ فرایند درک شود.

۲-۱-۶- تبدیل دانش غیر رسمی، ذهنی و شخصی (ضمنی) به دانش ثبت شده رسمی (صریح)، یکی از اهداف کلیدی مدیریت دانش است که باعث کاهش ریسک از دست رفتن دانش با ارزش سازمان با ترک همکاری کارکنان و کاهش خطر از دست دادن حافظه شرکت به هنگام تعدیل نیروی انسانی می‌شود.

۲-۲- مزایای مدیریت دانش

سلسله مزایای یک رویکرد سیستماتیک به مدیریت دانش به شرح زیر است:

۲-۲-۱- مزایای ناشی از فرآیند مؤثرتر اطلاعات و دانش، شامل: بازیابی سریع‌تر اطلاعات؛ کاهش نسخه‌برداری و تکرار مثل «یک نسخه از واقعیت»؛ صرفه‌جویی یا آزادسازی زمان افراد حرفه‌ای پرمشغله؛ دانستن اینکه هرکس چه چیز می‌داند و چه کاری انجام می‌دهد؛ کیفیت بهتر اطلاعات و دسترسی به آخرین تفکر و رایج‌ترین دانش. که منجر می‌شود به:

۲-۲-۱-۱- مزایای داخلی سازمانی،‌ شامل بهره‌وری‌ها و بازده از طریق: اشتراک بهترین شیوه‌ها؛ زمان سریع‌تر رسیدن محصولات جدید به بازار؛ کاهش اتلاف و دوباره‌کاری؛ مدیریت بهتر ریسک؛ ابقاء دانش پیش از اینکه متخصصان از شرکت بروند یا بازنشسته شوند؛ صرفه‌جویی هم در زمان افراد و هم در پردازش اطلاعات. که منجر می‌شود به:

۲-۲-۱-۲- مزایایی برای مشتریان و ذی‌نفعان خارجی، شامل: خدمات مشتری‌مدار و رضایت بیشتر؛ حل سریع‌تر مشکلاتی که جدید هستند و کنترل‌شان دشوار است؛ ثبات بیشتر در خدمات‌دهی به مشتریان جهانی در مکان‌های مختلف؛ کیفیت بهتر محصول و خدمت که با نیازهای مشتری بیشتر مطابقت دارد؛ ارزش بهتر برای پول؛ شهرت بیشتر و تصویر بهتر برند.

۲-۳- فواید مدیریت دانش

برخی فواید به‌کارگیری مدیریت دانش در سازمان‌ها، عبارتند از:

– تشخیص کمبودها (خلاها) در دانش سازمانی

– بهره‌وری بیشتر از سرمایه‌های انسانی

– یادگیری کارآمدتر و مؤثرتر کارکنان

– ارائه کالاها و خدمات دارای ارزش افزوده

– افزایش رضایتمندی مشتریان

– جلوگیری از تکرار اشتباهات

– کاهش دوباره‌کاری

– صرفه‌جویی در زمان به هنگام حل مسئله

– برانگیختن خلاقیت و نوآوری

– ایجاد رابطه‌ای نزدیکتر با مشتریان

۲-۴- کارکردهای مدیریت دانش

برخی از مهم‏ترین کارکردهای مدیریت دانش به شرح زیر است:

۲-۴-۱- ارتباط بهینه با مشتری

مزایای راهبردی به دست آمده از طریق کاربرد مدیریت ارتباط با مشتری، زمانی بیشترین تأثیر را خواهد داشت که طراحی آن ساده و عملکرد آن مطمئن باشد. بهترین شیوۀ که به تحقق این مهم کمک می‏کند، استفاده از مفاهیم مدیریت دانش در طراحی مدیریت ارتباط با مشتری است. در یک نظام اداری و سازمانی، مردم به عنوان مشتری و استفاده‏کننده بخش‏های خدماتی، فنی، تولیدی و… هستند و می‏توان در سایه به کارگیری مدیریت دانش و برقراری ارتباط منطقی میان بخش‏های مختلف با مردم، افزایش رضایت‏مندی و توانمندی را شاهد بود.

۲-۴-۲- یادگیری سازمانی

یادگیری، در ذات مدیریت دانش نهفته است؛ برخی از نویسندگان هدف مدیریت دانش را ایجاد سازمان یادگیرنده دانسته‏اند. در سازمان یادگیرنده، تأکید و اولویت بر دانش بوده و وظیفه اساسی مدیریت در عصر اطلاعات نیز ایجاد قابلیت‏ها و ظرفیت‏های لازم برای یادگیری مستمر است. حمایت از یادگیری به عنوان جزء لاینفک تلاش‏های مدیریت دانش محسوب می‏گردند و برخی فعالیت‏های مدیریت دانش، منجر به افزایش یادگیری سازمانی و ایجاد مزیت رقابتی برای سازمان می‏گردد. به طور کلی، یادگیری از تجارب موفق دیگران برای توسعه ظرفیت‏های یادگیری سازمان، از ضروریات به شمار می‌رود.

۲-۴-۳- اعتلای فرهنگ سازمانی

اعتلا و دوام مدیریت دانش در ارتقا و استقرار فرهنگی است که بتواند فعالیت‏های متنوع نیروهای دانش را در ابعاد گوناگون مورد حمایت قرار دهد. بازسازی و اعتلای فرهنگ سازمانی در جهت حمایت برانگیزاننده و توان‏ساز از نیروهای دانش در قلب رویه‏های مدیریت دانش قرار دارد. شدت این تحول باید به گونه‏ای باشد که تمام افراد خود را به نحوی از انحا در قبال جمع‏آوری، انتقال و تولید دانش مسئول بدانند. مدیریت دانش از طریق پیگیری موارد زیر به صورت مستقیم و غیرمستقیم زمینه را برای اعتلای فرهنگ سازمانی فراهم می‏کند:

ـ حمایت مجدّانه مدیران ارشد سازمان از فعالیت‏های دانش؛

ـ تقدیر از قهرمانان دانش و الگوسازی آنان؛

ـ لحاظ نمودن معیارهای دانش در ارتقای شغلی افراد؛

ـ فراهم آوردن پاداش‏های مناسب در حمایت از ابتکار عمل‏های دانش؛

ـ ترویج فضاهای رقابتی در بین اعضا و واحدهای سازمانی.

۲-۴-۴- رهبری سازمانی و تصمیم‏گیری هوشمندانه

رهبری مناسب یکی از عوامل اصلی موفقیت سازمان‏ها در بهره‏گیری از مزیت‏های مدیریت دانش در سازمان محسوب می‏گردد. از طرف دیگر کارکرد عمده مدیر در سازمان اخذ تصمیم به موقع و هوشمندانه است و هر یک از وظایف عمده و اساسی مدیریت، مستلزم تصمیم‏گیری صحیح است. در این میان، مدیریت دانش، می‏تواند تا حد زیادی تضمین‏کننده این مهم باشد که در یک تصمیم‏گیری خاص، از تمامی دانش موجود در سازمان به نحو مؤثر و دقیقی استفاده شده است. در جامعه مبتنی بر اطلاعات و دانایی نیز مدیریت دانش به عنوان ابزار و پایه اصلی رهبری و تصمیم‏گیری‏های هوشمندانه، این امکان را فراهم می‏آورد که تصمیمات صحیح سیستمی و دقیقی بر مبنای شرایط زمان و مکان اتخاذ شود.

۲-۴-۵- بازطراحی فرایندهای سازمانی

با کمک مدیریت دانش، می‏توان به طراحی مجدد فرایندهای سازمانی پرداخت و از این رهگذر، به افزایش ظرفیت دانش سازمان و تقویت آن برای ایجاد ارزش افزوده و یادگیری بیشتر دست یافت. برخی اوقات فرایندهای ناکارآمد، توان رقابت‌پذیری را از سازمان سلب می‏کند و به همین منظور، استفاده از روش‏های تغییر فرایند اجتناب‏ناپذیر می‏نماید. بنابراین، ارائه یک الگوی تجویزی و استفاده همزمان از روش‏های بهبود فرایند و نظام‏های مدیریت دانش برای حفظ دانش سازمانی و بهبود فرایندها ضروری است.

۲-۴-۶- خلاّقیت

موفقیت سازمان در گرو دو عنصر اساسی خلّاقیت و نوآوری است که به عنوان یک دیدگاه راهبردی برای سازمان مزیت رقابتی را به همراه می‏آورد. سازمان‏ها بدون یک نظام حمایت‏کننده از خلّاقیت و نوآوری، در جهت تولید محصولات و خدمات جدید موفق نخواهند بود. تلاش‏های نوآورانه در سازمان، نتیجه سرمایه‏گذاری در مدیریت دانش است. مدیریت سازمان می‏تواند با مدیریت صحیح خلّاقیت و نوآوری کارکنان دانشی خود، این امکان را برای آنها به وجود آورد که در مسائل سازمانی که نیاز به راه‏حل‏های جدید دارند، از این افراد بهره گیرند.

۲-۴-۷- توجه به دانش افراد و نخبگان

جهت‏گیری توسعه منابع انسانی سازمان‏ها باید به گونه‏ای باشد که در یک روند موزون و رو به افزایش، جذب و پرورش نخبگان به عنوان نیروهای دانشی را در دستور کار خود قرار دهند و زیرساخت‏های لازم را برای پرورش استعدادهای آنان فراهم کنند. میزان توجه به افراد از عوامل اصلی موفقیت سازمان‏ها در پیشی گرفتن از رقبای خود محسوب می‏گردد. توجه به افراد در فرایند مدیریت دانش از اهمیت فوق‏العاده‏ای برخوردار است. مدیریت دانش می‏تواند با بالا بردن سهم منابع دانشی در بافت نیروی انسانی سازمان‏ها ضریب موفقیت خود را نیز افزایش دهد. سازمان‏ها بدون توجه به مدیریت دانش در توسعه منابع انسانی خود ناکام خواهند ماند. بنابراین، توجه بیشتر به مدیریت دانش ضرورتی فراوان دارد.

۲-۴-۸-تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح

یکی از کارکردهای عمده مدیریت دانش، تبدیل دانش ضمنی به صریح است تا این حجم عمده دانش سازمانی، در چرخه فرایندهای سازمانی و تصمیم‏گیری وارد شود. صریح‏سازی دانش ضمنی افراد که ناشی از اشراقیات و شهودیات آنان است و ساختاردهی به آن به منظور نشر و اشاعه دانش حاصل از علم و تجربه این افراد، از جمله کارکردهای عمده مدیریت دانش محسوب می‏گردد. ضمن اذعان به سختی تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح، بهره‏گیری از روش‏هایی نظیر ایجاد گروه‏های دانشی، ارتباطات نوشتاری، تعاملات رودررو، مصاحبه، آموزش و… در این زمینه، مؤثر است.

۲-۴-۹- تولید دانش جدید

هدف مدیریت دانش، تولید دانش صحیح است که قادر به ایجاد فرایندهای صحیح در زمان و شکل درست و به منظور ایجاد ارزش درست باشد. اغلب اوقات، دانش صحیح، دانش جدیدی است که در انحصار سازمان نبوده و بسیار گران‏قیمت، کند و غیرقابل استحصال از منابع خارجی سازمان است. بنابراین، خلق دانش، بخش ضروری اجرا و هدایت مدیریت دانش در سازمان است.

ادامه دارد….

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.