فرهنگی اجتماعی

مدیریت دانش؛ چیستی، چرایی و چگونگی-۳

دکتر محمود رستگار در قسمت اول این مقاله به چیستی و در قسمت دوم به چرائی مدیریت دانش پرداخته بود، در قسمت سوم چگونگی مدیریت دانش را تشریح می کنند.

۲۴ فروردین ۱۳۹۸ ۱۲:۰۶

  1. چگونگی
    • فعالیت‏های کلیدی مدیریت دانش

دانشمندان دیدگاه‏های گوناگونی درباره فعالیت‏های عمده و کلیدی مدیریت دانش ارائه داده‏اند. به طور کلی، می‏توان آنها را به چند دیدگاه ذیل تقسیم کرد:

الف. دیدگاه سوگوماران و بوس: شناسایی و تولیددانش، ذخیره‏سازی و کدگذاری دانش، توزیع و انتشار دانش و بهره‏برداری و بازخورد گرفتن از دانش.

ب. دیدگاه گیلبرت و همکاران: شناسایی دانش،کسب دانش، توسعه دانش، اشتراک‏گذاری و توزیع دانش، بهره‏داری از دانش و نگهداشت دانش.

ج. دیدگاه باکو ویتز و ویلیامز: به دست آوردن دانش، به کار بردن دانش، یادگیری، تسهیم و مبادله دانش، ارزیابی دانش، ایجاد و تثبیت دانش و استفاده بهینه از دانش (بر اساس یک شیوه برنامه‏ریزی‏شده).

د. دیدگاه سوزی آلارد: کسب دانش، گزینش دانش، درونی‏سازی دانش، بیرونی‏سازی دانش و عمومی‏سازی دانش.

ه . دیدگاه هالس اپل: کسب دانش، گزینش دانش، درونی‏سازی دانش، بهره‏گیری از دانش، تولید دانش و بیرونی‏سازی دانش.

  • مدل‌های مدیریت دانش

تاکنون در تحقیقات مختلف مدل‌هایی در مورد مدیریت دانش معرفی شده‌اند که هریک از آنها بر روی یک جنبه از مدیریت تمرکز کرده‌اند.

مدل فرایند دانش: این مدل به واقعیت‌های خام موجود در داده‌ها معنا می‌بخشد و روی فرایندهای‌ پنجگانه (تدوین اهداف براساس دانایی، طبقه‌بندی و شناسایی بخشی از دانش مورد نظر، پردازش، بازبینی، خلاصه کردن و جمع‌بندی داده‌ها) تأکید معنادار می‌کند. همچنین این مدل‌ قواعدی را که در کاربرد نرم‌افزارها یا پایگاه داده‌ها برای تبدیل داده‌ها به‌ اطلاعات معنادار وجود دارد بیان می‌کند.

مدل مشارکتی در یاددهی و یادگیری: با تأکید بر محورهای زیر:

۱- ایجاد یک مدل ذهنی نو برای هر موقعیت جدید به جای به‌ کارگیری دستورالعمل‌های کلی یکسان در موقعیت‌های متعدد.

۲- استدلال در مورد الگوهای کیفی و درک مستقیم به جای‌ تجربه و تحلیل و تعیین مقدار و کمیت.

۳- تفکر برحسب یک نظام کلی و به هم مرتبط به جای اجزاء جداگانه.

۴- تأکید و تمرکز بر فرایند یادگیری و مدل‌های ذهنی حاکم بر آن‌ به جای تأکید بر نتایج حاصله.

مدل بینش از اطلاعات به بصیرت و دانایی: چگونگی‌ استفاه از هوش و مراحل آن از اطلاعات به دانایی، دریافت اطلاعات، سازماندهی اطلاعات و کاربرد علمی دانش در زندگی، طبقه‌بندی‌ شده است.به عبارت دیگر چارچوب و سیستمی برای طبقه‌بندی دانش نیاز است. با موفق‌ شدن در طبقه‌بندی دانش، سازمان باید پویایی و پیچیدگی را درک‌ کرده و بعد فرایند خلق دانش را بفهمد.

مدل دانش ضمنی: براساس این مدل بیشتر از دو سوم دانش‌ حیاتی هر سازمان مستقیما از دانش ضمنی ناشی می‌شود. این‌ دانشی است که کارکنان در ذهن خود نگه می‌دارند. این مدل نشان می‌دهد که چگونه دانش ضمنی عمیقا بر فرایندهای خلق دانش تأثیر می‌گذارد. این مدل بر چهار عامل غیر ملموس: نوآوری، درک و فهم، قضاوت و تجربه تکیه دارد.

مدل حلزونی دانش: الگویی ارائه می‌دهد که به‌ شناخت و اجرای مدیریت دانش یاری می‌رساند. این مدل با دانش‌ همدلی، دانش تعقلی، دانش سیستمی و دانش عملی همراه است. ایجاد دانش سازمانی نیازمند تعامل‌ مداوم بین حالت‌های مختلف دانش است.

مدل مفهومی مدیریت دانش: این مدل بر سه محور داده، اطلاعات و دانش از طریق دانش ضمنی و دانش تلویحی در تولید دانش تأکید دارد و بر اهمیت سیستم‌های اطلاعاتی به عنوان یک‌ عامل ورودی عمده تأکید می‌کند. با استفاده از دانش تلویحی، اسناد، منابع داده‌های مستند و گزارش‌ها به درک، قضاوت و تجربه از طریق دانش ضمنی می‌رسد.

مدل راه حل دانش: این مدل، دانش را به عنوان کاربرد کامل‌ اطلاعات و داده‌ها به علاوه مهارت‌ها، توانایی‌ها، ایده‌ها و انگیزه‌های‌ بالقوه افراد تعریف می‌کند. دانش کمک می‌کند تا مشخص شود چه کاری باید انجام شود؟ چه موقع باید انجام شود؟ کار باید در کجا راهنمایی شود؟ اهمیت آن چیست؟ و چطور باید آن را انجام داد تا بتوان کارآیی و اثربخشی را به حد مطلوب رساند؟

  • مراحل عملیاتی کردن مدیریت دانش در سازمان‌ (مراحل پیاده‌سازی)

طبیعی است که پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان‌ همچون پیاده‌سازی هر روش دیگری، بایستی در یک فرایند گام به‌گام و آرام صورت گیرد، پیاده‌سازی مدیریت دانش شامل‌ شش مرحله می‌باشد:

جلب نظر مدیران و آموزش مفاهیم: اجرای هر طرح جامعی در سازمان، احتیاج به جلب نظر مدیران و نیز آموزش مفاهیم و موضوع طرح در سطح کارشناسی‌ دارد. مدیریت دانش، بایستی توسط خود اعضای سازمان راهبری و هدایت شود. بنابراین در ابتدای طرح‌ بایستی کارگاه‌های آموزشی مشارکتی در جهت جلب نظر و آشناسازی تخصصی اعضای سازمان پیاده‌سازی شود. این کارگاه‌های آموزشی شامل موضوعاتی همچون موارد ذیل می‌شود: مفاهیم مدیریت دانش در سازمان؛ مدیریت دانش و فناوری اطلاعات؛ فرهنگ سازمانی تسهیم دانش؛ چگونگی افزایش سطح دانشی‌ سازمان؛ مشکلات دانشی سازمان، راه‌حل‌های پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان مشابه.

ارزیابی سطح دانش سازمان: پس از آشنایی و جلب نظر مدیران، لازم است وضعیت موجود به صورتی‌ کاملاً شفاف مورد بررسی قرار گیرد. در این راستا پرسشنامه‌هایی در سازمان و در میان کارشناسان توزیع‌ می‌شود که برگرفته از نوع سازمان، چک لیست‌های مشابه طرح‌های مدیریت دانش و نیز موقعیت کلی‌ سازمان می‌باشد. نتایج این پرسشنامه‌ها و نیز اطلاعات سازمانی در یک سیستم دینامیک کامپیوتری وارد شده و نمودارهای رشد دانش‌های مختلف سازمانی (براساس آخرین نظریه‌های مدیریت دانش) به عنوان‌ خروجی به دست می‌آید و در نهایت در جلسات مشترک با مدیران تحلیل شده و نقاط ضعف و قوت سازمان در ابعاد مختلف ساختاری، تکنولوژی و انسانی به لحاظ دانشی مشخص و سناریوی‌ مطلوب معین می‌شود.

تشکیل تیم دانش: پس از ارزیابی متخصصان مدیریت دانش و مدیران سازمان و برگزیدن سناریوی‌ مطلوب؛ گام دانشی بعدی، با توجه به نیازهای سناریوی پیش‌رو، تیم‌های مدیریت دانش در سطوح مختلف‌ سازمان از میان اعضای سازمان انتخاب می‌شود. این افراد در کنار امور پیشین خود، وظایف جدیدی را (که‌ البته به لحاظ زمانی ایجاد مشکل نمی‌کند) برعهده می‌گیرند.

تدوین چشم‌انداز دانش: براساس سناریوی مقبول، چشم‌انداز دانشی سازمان ترسیم و بر مبنای آن‌ برنامه استراتژیک دانشی مبتنی بر نقاط قوت و ضعف سازمان به لحاظ دانش مشخص می‌شود. پس از آن‌ آیین‌نامه‌هایی در جهت پیاده‌سازی مدیریت دانش در بخشی از سازمان طراحی و ابلاغ می‌شود. طرح مدیریت‌ دانش در ابتدا بایستی در حیطه‌ای کوچک به عنوان طرح پایلوت پیاده‌سازی شود. بنابراین کل امور فوق در همین بخش طراحی می‌شود.

اجرای طرح پایلوت: بخشی از سازمان که به عنوان طرح پایلوت مورد تصویب قرار گرفته، مورد تحلیل‌ مجدد قرار گرفته و براساس نتایج تحلیل با همان روش قبلی و با در نظر گرفتن نتایج به دست آمده از کل سازمان، روش‌ها و راه‌حل‌های مدیریت دانش در سه حوزه ساختار، تکنولوژی و انسان مورد بررسی قرار می‌گیرد. همچنین این راه‌حل‌ها، تحلیل هزینه شده و با استفاده از روش‌های گوناگون یافتن جواب بهینه با توجه‌ به نظرات مدیران و کارشناسان، راه‌حل‌هایی مصوب می‌شود. این راه‌حل‌ها در طرح پایلوت برنامه‌ریزی‌ و اجرا می‌شود. در حین مراحل اجرا و پس آن، نتایج پیاده‌سازی، ارزیابی و گزارش‌دهی می‌شود و در نهایت، گزارش به مدیران،جهت تصحیح روند و ارزیابی عملکرد مدیریت دانش ارایه می‌شود.

ادامه مستقل واحد مدیریت دانش: در صورت مقبول بودن طرح پایلوت، طرح پیاده‌سازی مدیریت‌ دانش در فرایند مرحله‌ای، در بخش‌های دیگر سازمان پیاده می‌شود. البته در این بخش شکل‌گیری واحد مدیریت دانش در سازمان الزامی است و این بخش بایستی به عنوان بخشی از چارت سازمانی شناخته شود. این واحد از این پس، صرفاً با دریافت توصیه‌هایی از مشاور مدیریت دانش به صورت مستقل به پیاده‌سازی‌ کامل مدیریت دانش در سازمان می‌پردازد. ادامه موفقیت‌آمیز این روند باعث هم‌آوایی سازمان با تحولات‌ دانش در اقتصاد جهانی و حفظ رقابت‌پذیری و خلق بازارهای جدید و به طور کلی مبدل شدن سازمان به یک‌ شرکت دانش‌محور می‌شود.

  • مهم‏ترین عوامل مؤثر بر ایجاد یک نظام مدیریت دانش کارآمد

تأیید مدیران ارشد: موفقیت هر طرح بستگی کاملی به پشتیبانی و حمایت همه‏جانبه مدیریت از آن دارد. پیاده‏سازی مدیریت دانش نیز از این قاعده مستثنا نبوده و حتی می‏توان گفت به دلیل پایه‏ای بودن بحث فرهنگ‏سازی سازمانی در مدیریت دانش و نقش مدیریت سازمان در این فرهنگ‏سازی، حمایت بیشتری را از سوی آنها می‏طلبد.

انتخاب راهبرد دانش‏محور: راهبرد کلان یک سازمان لازم است از ایجاد و توسعه ذخایر دانش حمایت نماید. علاوه بر آن، هر سازمانی باید بداند که در حال حاضر چه چیزهایی را می‏داند و چه چیزهایی را باید بداند و برای پرکردن این فاصله از راهبرد دانشی مناسب استفاده کند.

توسعه فرهنگ دانش‏مداری: عوامل فرهنگی، مهم‏ترین عوامل در پیاده‏سازی موفق مدیریت دانش می‏باشند. میزان علاقه‏مندی و درک افراد و سازمان‏ها از مدیریت دانش و فرایندهای آن و میزان همکاری و مشارکت در به اشتراک گذاشتن دانش موجود، از جمله این عوامل می‏باشند.

توسعه زیرساخت‏های فناوری: برای پیاده‏سازی مدیریت دانش، ابزارها و فنون گوناگونی وجود دارد که توسط فناوری‏اطلاعات پشتیبانی می‏شوند. هر قدر زیرساخت‏های مربوط به فناوری در دسترس قوی‏تر باشد، میزان نیل به اهداف دانش بیشتر می‏شود.

به کارگیری راهبرد مناسب مدیریت دانش: انتخاب درست ابزاری که برای رسیدن به اهداف ما مناسب‏تر باشد، از عوامل موفقیت پیاده‏سازی طرح‏های مدیریت دانش به شمار می‏آید.

  • عوامل موفقیت مدیریت دانش

عوامل اصلی را که برای موفقیت مدیریت دانش‌ حیاتی است می‌توان در چهار گروه طبقه‌بندی کرد:

۱ تکنولوژی: راه‌حل‌های تکنولوژی‌های‌ مدیریت دانش، بنیانی برای حمایت و سهیم‌سازی‌ دانش، همکاری، جریان کار و مدیریت سند فراهم‌ می‌کند. این ابزارها فضایی را به عنوان منبع مرکزی‌ به وجود می‌آورند که کارکنان، مشتریان، شرکاء و تأمین‌کنندگان می‌توانند اطلاعات را با هم مبادله و یکدیگر را راهنمایی کنند و در نهایت تصمیم‌گیری‌ بهتری انجام دهند. معروف‌ترین اشکال تکنولوژی‌ مدیریت دانش، ورودی‌های دانش هستند مانند: اینترنت، اینترانت و اکسترانت.

۲ فرایندها: شامل فرایندهای استاندارد برای اهدای دانش، مدیریت محتوا (پذیرش محتوا، حفظ کیفیت، نگهداری محتوای‌ فعلی، بایگانی یا حذف محتوای قدیمی) است. در اینجا نیز مهم و ضروری است که‌ فرایندها ساده و واضح باشند تا به وسیله تمام‌ کارکنان سازمان کاملاً درک و استفاده شود.

۳ افراد: مهمترین چالش در مدیریت‌ دانش اطمینان از مشارکت اعضاء در سهیم‌سازی دانش، همکاری و کاربرد مجدد دانش برای نتایج است. این موضوع مهم باید با تغییر فرهنگ سازمان توام باشد و فرهنگی‌ بر سازمان حاکم شود که از احتکار دانش، اجتناب نماید و فضای توام با صمیمت و اعتماد خلق کند. برای تحقق این هدف لازم‌ است به انگیزه‌های افراد توجه شود. به این‌ منظور تنظیم مجدد سیستم‌های پاداش، ارزیابی عملکرد و سایر سیستم‌های‌ اندازه‌گیری عملکرد باید مورد توجه قرار گیرد.

۴ تعهد استراتژیکی مستمر: مدیریت استراتژیک نقش کلیدی برای‌ ارتقای رفتار مطلوب از طریق الگو یا ارتباط مستمر دارد. یک اصل ضروری برای موفقیت‌ مدیریت دانش، ایجاد تعهد استراتژیکی‌ مستمر به مدیریت دانش توسط مدیران‌ سطح بالا و ارشد سازمان است. بررسی‌ها نشان می‌دهد ابتکار مدیریت دانش در چند سازمان شکست خورده زیرا آنها مدیریت‌ دانش را کوتاه‌مدت فرض کرده و توجه خود را از موج بزرگ بعدی منحرف کرده بودند.

همچنین سازمان‌ها می‌توانند عوامل زیر را به عنوان‌ راهنمای موفقیت در کاربرد ابتکار مدیریت‌ دانش مورد استفاده قرار دهند:

  • وجود رهبران یا قهرمانان دانش (رهبر دانش شخصی است که به طور فعال برنامه‌ دانش را خلق می‌کند و به جلو سوق می‌دهد)؛
  • خلق فرهنگی که نوآوری و یادگیری و سهیم‌سازی دانش را تشویق کند؛
  • تسریع‌ عمل یادگیری و انتقال دانش؛
  • ایجاد درک‌ مشترک از مأموریت‌های سازمان؛
  • وجود طرح روشن که ارتباط بین دانش با منافع‌ آن را نشان دهد؛
  • در دسترس قرار دادن اطلاعات، دانش و متادانش برای کارکنان به منظور انجام کار کیفی و تحقق پارادایم خدمت.
    • عوامل عدم موفقیت مدیریت دانش

مهمترین مانع اجرای اثربخش مدیریت دانش در سازمان، فقدان فرهنگ‌ تسهیم دانش و عدم درک مزایای بیشمار مدیریت دانش در میان کارکنان می‌باشد. به عبارت دیگر دلایل اساسی عدم موفقیت مدیریت دانش در انواع موسسات‌ عبارت است از:

  • فقدان یادگیری سازمانی، به دلیل ارتباطات ضعیف میان کارکنان؛
  • عدم‌ موفقیت در به کارگیری مطلوب مدیریت دانش در تمامی فعالیت‌های روزانه؛
  • عدم تخصیص زمان مناسب به منظور یادگیری چگونگی بهره‌گیری مطلوب از مدیریت دانش و درک پیچیدگی‌های آن؛
  • فقدان آموزش کارکنان؛
  • برداشت نادرست کارکنان دال براین که مدیریت دانش مزایای کمی را به کاربران‌ آن ارایه می‌نماید.

آنچه تاکنون بیان گردید حاکی از آن است که مهمترین‌ دغدغه‌های اجرای اثربخش مدیریت دانش، شامل جنبه‌های انسانی می‌باشد. بسیاری از سازمان‌ها بدین دلیل در اجرای اثربخش مدیریت دانش در سازمان‌ ناکام بوده‌اند که مفاهیم مدیریت دانش را به شکلی مطلوب به کارکنان معرفی‌ ننموده‌ان

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.